Ofimática web y software distribuido

Este artículo podría haberlo dividido en dos post, pero me ha parecido interesante asociar estos dos conceptos y exponer el tema de modo conjunto.

Como aproximación al término ofimática, tomemos las definiciones que la Wikipedia y la RAE:

Wikipedia: Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto, la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio.1 La ofimática ayuda a optimizar o automatizar las tareas típicas en una oficina, ya existentes.

RAE: Automatización, mediante sistemas electrónicos, de las comunicaciones y procesos administrativos en las oficinas.

Popularmente y de modo reduccionista, dicho término se ha simplificado al conocimiento de MS Office o a su escasa competencia (presencialmente hablando), aunque también de modo más específico a otro software de gestión de tipo contable, aunque incluso éstos no es difícil encontrarles separados y como categoría diferente de los conocimientos ofimáticos. Quizá la culpa la tenga el nombre popular que reciben de modo genérico los paquetes de software tipo MS Office u OpenOffice: “Suites Ofimáticas”.

La ofimática y la formación dirigida en este sentido se ha enfocado a software instalable en equipos informáticos o software de escritorio como ya he señalado anteriormente. Pero la explosión y el avance de las aplicaciones web ha hecho que podamos disponer de este tipo software en la red, desde suites ofimáticas a otras de gestión más específica llamadas genéricamente CRM o soluciones CRM, CMS o ERP. A este tipo de ofimática, para diferenciarla de la primera, se la llama ofimática web.

La ofimática web es apenas visible en las empresas y en la administración, pero será con toda seguridad uno de los conocimientos que pronto comenzarán, o debería comenzarse a exigir como base para acceder a trabajos de tipo administrativo.

Software distribuido.

Encontrar paquetes ofimáticos web no es difícil, desde su concepción más simplista abarcando paquetes como Google Apps, ThinkFree o Acrobat.com a otros más específicos como Sugar CRM, OpenGoo u Openbravo entre otros. Incluso es fácil encontrar alguno de facturación incluso para WordPress.

En categoría a parte, está Zoho, ya que para mí es la más completa de todas, aunque como es normal, todas tienen sus pros y sus contras.

Distinguiré dos tipos de aplicaciones web: las dependientes en servidores ajenos y las instalables en servidores propios. Dentro del primer grupo tenemos a  Google Apps, Zoho, Acrobat.com, etc. y dentro del segundo a Sugar CRM, Opengoo, etc.

El problema de este software es su incompatibilidad e interoperatibilidad, un problema que parece muy importante y de lo que no he oído hablar en ningún caso. Es decir, hoy es imposible abrir un documento alojado en Google Apps en Zoho, en OpenGoo o cualquier otro software web, teniendo que descargarlo a nuestro equipo y luego subirlo al otro paquete si queremos leerlo/editarlo, pero impedimos con ello las posibilidades de colaboración en ese documento que dichas plataformas ofrecen. Esto nos obliga a usar el mismo software web, impidiendo la libertad de elección del usuario y facilitando la aparición de monopolios.

Este problema lo tenemos también con las aplicaciones web instalables en nuestros servidores: si queremos compartir un documento con otra persona, ésta debe estar agregada al mismo. Si no, es imposible esta compatibilidad de modo directo aunque use la misma plataforma de trabajo que nosotros.

Me parece un grave error no tener en cuenta esta interoperatividad entre software web (y software de escritorio) y por eso creo y defiendo que dicho software evolucione a un funcionamiento distribuido, es decir podamos crear enlaces de creación/edición/lectura entre un archivo y una plataforma como si de una red de blogs se tratase, creando o rompiendo vínculos de relación entre los mismos. Algo similar a al RSS, pudiendo enviar el contenido de un sitio a otro, pero sería interesante que además pudiese ser acompañado de elementos estructurales y de formato o al menos de instrucciones que las diferentes plataformas pudiesen interpretar reproduciendo ese formato y estructura.

El resultado sería el poder crear una serie de vínculos a un archivo desde diferentes plataformas, otorgando completa libertad a los usuarios para escoger su software.

¿Por qué distribuido? Con software distribuido quiero referirme a la independencia que un archivo debe tener para su gestión, entendiendo esta libertad en varios aspectos:

  • Independencia de la marca (Google, Zoho, Adobe, Opengoo…)
  • Independencia de la plataforma (web/escritorio)
  • Independencia del dispositivo (móvil, PC/MAC, TV, etc)

Así, el “archivo” debe constituirse en un elemento independiente a sus condicionantes de creación, siendo estas plataformas una herramienta de vinculación al mismo para su edición/lectura. El desarrollo de la ofimática web debe ir ligado a conseguir la independencia de los archivos a su plataforma, consiguiendo universalizar el acceso a los mismos.

Existen algunos ejemplos interesantes que sin llegar a tener un funcionamiento realmente distribuido, tienen matices o funciones que van por este camino, como Googgle Apps y especialmente Box.net que quizá desarrolle más adelante.